Kategori arşivi: Blog

Dijital ikiz, akıllı üretim, kâğıtsız ofis… Son yıllarda iş dünyasının dijital dönüşüm çerçevesinde en çok ilgilendiği konulardan bazıları. Ve şimdi, içinde bulunduğumuz küresel kriz döneminde, bu başlıkların şirketlerin varlığını ve faaliyetini sürdürebilmesi için ne kadar hayati öneme sahip olduğunu bir kez daha görebiliyoruz.

Bu noktada o kadar somut ve belirgin kazanımlardan bahsediyoruz ki, iş dünyasını ve piyasaları baştan aşağı sarsarak etkileyen bir gelişme karşısında bile, bu adımları atmış olan şirketler kendilerini koruyabiliyorlar.

İş Akışlarını Dijitalleştirmek

Her şirket; faaliyet alanı, çalışan sayısı, lokasyon sayısı, iş modeli vb. değişkenlere göre kendine has iş yapma biçimine sahip olabilir. Bu iş yapma biçimine göre uyarlanan dijital çözümler sayesinde; her bir departmanın kendi içindeki, departmanlar arasındaki ve tedarikçiler, çözüm ortakları ve hatta müşterilerle olan ilişki ve süreçler kolayca dijitalleştirilebilir.

Temel olarak “iş akışının” dijitalleşmesi olarak adlandırdığımız bu çalışmaların pek çok bileşeni vardır. İşin özünde, verileri ve bilgileri merkezi olarak yönetmek vardır. Bunun için; hangi kaynaktan gelirse gelsin tüm verileri dijital ortama aktarmak gerekir. Faturalar, sözleşmeler, iç yazışmalar, ıslak imza gerektiren belgeler vs. Bu listenin ne kadar uzayabileceğini hepimiz çok iyi biliyoruz.

Bu belgeler ilk olarak EASY Capture Plus gibi yüksek teknolojiye sahip bir OCR çözümüyle 100%’e yakın bir doğruluk oranıyla dijitalleştirilir. Sonrasında her bir belgenin içeriğindeki alanlara göre (fatura no, gönderen bilgisi, son teslim tarihi, ID no vb.) sistem tarafından önceden belirlenmiş kurallar doğrultusunda; sürecin yetkili kişisine otomatik olarak yönlendirilmesi, dijital arşivde ilgili dizine gönderilmesi ve bir sonraki iş akış adımına eklenmesi gibi sayısız işlev ve seçenek hayata geçirilebilir.

Ortaya çıkan şeffaflık ve verimlilik artışı o kadar fazladır ki; yetkilendirme ve erişim hakları yönetimi sayesinde yöneticiler ve çalışanlar her an ve her yerden – üstelik mobil cihazlardan bile – istedikleri belgeye ve sürece dijital ortamda, güvenli şekilde erişebilirler.

Denetim kolaylığı ve süreçlerin en akıcı biçimde işletilmesi, büyük resmi kolayca görebilmenizi de sağlar.

Dijital İş Akışının Avantajları

EASY SOFTWARE olarak sunduğumuz dijital çözümler 20 yılı aşkın, uluslararası bir tecrübenin birikimini yansıtmaktadır. Uzman danışmanlarımız ve güçlü yazılım geliştirme ekibimiz, çözümlerimizi sürekli olarak iyileştirmek ve daha esnek hale getirmek için çalışır. Bu sayede, işinizi dijitalleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz sağlam temeli oluşturabiliyoruz. Bu temelin sağladığı avantajlar içinde en önemlileri:

• SAP başta olmak üzere, hemen hemen tüm ERP sistemleriyle 100% entegre çalışan çözümler.
• Ağır, hantal ve çoğu özelliği kullanılamayan çeşitli yazılımlar yerine, tek bir merkezi çözümle çalışmak.
• Hızlı uyarlama ve kurulum. Birkaç hafta içinde tüm bunları gerçekleştirmek mümkün.
• İK, Tedarik, Finans, Muhasebe, Satış vd. departmanlar için önceden hazırlanmış ve istenirse kolayca düzenlenebilen; form, yazışma, hatırlatma şablonları.
• Microsoft Visio© üstünde çalışan grafiksel süreç editörü.
• Çok aşamalı eskalasyon yönetimiyle, entegre süreç izleme.
• Güçlü arama özelliğiyle, tek tıkla tüm veri ve belgeleri bulma.
• Lokasyondan bağımsız, mobil ve güvenli çalışma.
• Otomatik hatırlatıcılar ve onay mekanizmaları.

Özetlemek gerekirse; EASY Workflow gibi güçlü bir iş akışı dijitalleştirme çözümü ile hem bugün hem de yarın çok daha esnek, verimli ve rekabet avantajına sahip bir şirketiniz olacak.

Süreyya Ecevit – EASY SOFTWARE Türkiye, Genel Müdür

 

Bir şirketin en değerli varlıkları arasında, bilgi her zaman ilk sırada yer alır. Bilgiyi saklamak, aktarmak ve yönetmek ise başlı başına önemli bir konudur. İster hassas müşteri bilgileri, ister iş süreçlerinin doğal bileşenleri olan yazışmalar veya sözleşmeler olsun, bir şirketin içeriklerini verimli ve güvenli şekilde yönetmesi vazgeçilmez bir önceliktir.

Farklı departmanlarda, farklı format ve kapsamda işlenen sayısız içerik, ancak sistemli ve merkezi bir çözümle günümüzün dijitalleşme ihtiyaçlarına uygun olarak yönetilebilir. Etkin içerik yönetimi; çalışan verimliliği, süreç akışkanlığı, müşteri memnuniyeti, maliyet kontrolü gibi pek çok hayati alanda şirketlere katkı sağlar.

Neden Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) Kullanmalıyız?

Her geçen gün artan bilgi ve içerik miktarı, günümüzde geleneksel yollarla yönetilebilir olmaktan çıktı. Dijitalleşmenin bir numaralı adımı olan “veriye dayalı” yönetim ve iş modeline geçebilmek için, içeriklerinizin her an ulaşılabilir, düzenlenebilir ve kullanılabilir olması gerekir. Ve tüm bunları eskiye göre çok hızlı yapmak zorundasınız.

EASY ECM Paketi içinde yer alan farklı modüller, bu ihtiyaçların hepsine tek tek veya bütünsel olarak karşılık verebilir.

Belge ve içerikleri (formlar, yazışmalar, kataloglar, faturalar, sözleşmeler vd.) ilgili kaynaktan alıp ileri teknoloji kullanarak dijital ortama aktarmayla başlayan süreç, bağlı iş süreçlerinde içeriklerin istenen anda, istenen derinlikte ve istenen kişilerce kullanılmasına imkân tanır. Sonrasında ise hacim ve dolaşım hızı ne olursa olsun, güvenli ve akıllı arşivleme çözümleri devreye girer.

Bütün şirketin, ihtiyaç ve yetkiler doğrultusunda kullanmaya başladığı merkezi ECM sistemi sayesinde, kurumsal içerik yönetimi akıcı ve yönetilebilir noktaya gelir. Mekandan ve cihazlardan bağımsız olarak kullanılan bir sistemde, gereksiz iş gücü kullanımı ve hatalardan kaynaklanabilecek zararlar en aza indirilmiş olur.

EASY ECM Çözümlerine Göz Atın

Sözleşmeler iş hayatının kaçınılmaz birer parçası. Müşterilerle, çalışanlarla, tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla sözleşmeye dayanmayan iş ilişkisi tesis etmek pek mümkün değildir. Ne var ki sözleşme yönetimini gerçek anlamda en üst düzeyde yapabilen firma sayısı çok az.

Harvard Business Review’da atıf yapılan araştırmalara göre, sözleşme yönetiminin yeterince etkin olmaması nedeniyle, firmalar 5-40% arası değer kaybı yaşıyorlar. Bu durumun çözümü olarak HBR yapay zeka kullanımını önerse de, sorunun çözümü olarak başka yollar mümkün olabilir mi?

Bu yazıda, firmaların sözleşmeleri işleme ve arşivleme konusunda her gün yaşadıkları tipik zorluklara değineceğiz. Ek olarak, en sık karşılaşılan sorunlara çözüm önerileri getireceğiz.

1. Standartlar Yerine Özelleştirilmiş İş Akışları

“Her yol Roma’ya çıkar!” Konu sözleşme yönetimi olduğunda, lütfen bu sözü unutun. Her sözleşme bir taslakla başlar ve sonunda imzalanan nihai versiyon arşivlenir. Roma’ya giden yolun aksine, başlangıçla bitiş arasındaki tüm adımlar açık olarak tanımlanmıştır.

Deneme yanılma yöntemini boş verin ve bunun yerine açıkça tanımlanmış prosedürlere güvenin. Bu süreç şöyle olacaktır:

Sözleşme Yönetiminde Dijitalleşme

Taslak: Farklı sözleşme tipleri için hazır şablonlara dayalı taslak sözleşme hazırlama

Değerlendirme: Taslak sözleşmenin, son teslim tarihi (deadline) yönetimiyle entegre olmuş iş akışları kullanılarak değerlendirilmesi.

Onay: Önceden tanımlanmış yetkilendirme konseptine göre denetlenmiş taslağın onaylanması.

Koordinasyon: Sözleşme yapılan taraflarla içerik koordinasyonunun yapılması. Ortak işleme yapmayı mümkün kılan işlevlerin gerçekleştirilmesi.

İmza: Sözleşmenin yasal olarak sonuca bağlanması için dijital ortamda imzalanması.

Arşivleme: Sonuçlanan sözleşmelerin güvenli şekilde saklanarak arşivlenmesi, izin ve uygunluk politikalarına bağlı kalma.

2. Dijital Entegrasyon Yerine Evrakların Bozulması

Sözleşmelerin işlenmesi çoğu zaman idari bir evrak işi olarak göz ardı edilir. Çoğu zaman durum tam da böyledir, özellikle “evrak” denince kağıdın akla geldiği düşünülürse.  Firmaların önemli bir kısmı dijital evraklarla çalışsa da, firmaların dörtte biri tek bir kağıt evrakı bile dijitalleştirmemiş durumda. (İstatistik Bitkom Digital Office Index kaynağından alınmıştır.)

Sözleşmelerin kağıda bağlı, manuel oluşturulması sırasında, standart içerikler çoğu zaman unutulur ya da yanlış kullanılır.

İç yazışmalar ya da e-postalarla iletişim kurmak hem güvensiz hem de yetersizdir. Ek olarak, sözleşmeler çoğu zaman bu iletişimdeki boşluklara nedeniyle son teslim tarihlerine yetişmez.

Kağıt evrakı arşivlemek, sözleşmeleri bulmayı çok zaman alan bir göreve dönüştürür. Ayrıca, sözleşmelerin kağıt evrak olarak işlenmesi, tespiti ve takibi zor olan hatalara açık hale getirir.

Evrakların bozulması ve buna bağlı olan riskler, sözleşme yönetimini dijitalleştirerek kolayca ortadan kaldırılabilir. Bu da bizi bir sonraki adıma getiriyor.

3. Tam Entegre Çözümler Yerine İzole Çözümler

Prensip olarak, sözleşme yönetimi için dijital çözümler bulmak iyi bir seçenektir. Ne var ki, kapsayıcı bir stratejinin yokluğundan ötürü çalışanlar kendi sistemlerini yaratmaya başlarsa, istenen süreç iyileştirmesinin gerçekleşmesi pek mümkün olmaz.

Tek bir departman ya da ekibin bu yönde hayata geçirdiği girişimler, IT konseptinizin zayıflığına ilişkin güvenilir bir göstergedir. Tek bir kaynaktan, olabildiğince çok sayıda gereksinimi karşılayabilen çözümleri ve pazar liderlerinin standartları tanımlanmış çözümlerini tercih edin. Sözleşme yönetimi sizi rakiplerinizden farklılaştırmayacaktır, o nedenle deneme yanılmayı kenara bırakıp başarısı kanıtlanmış çözümlere yönelin.

EASY SOFTWARE olarak müşterilerimizi dikkatlice dinliyor ve ihtiyaçlarını analiz ediyoruz. Ortaya çıkan sonuç; yirmi yıllık deneyim ve geliştirme çalışmasına dayanan, uçtan uca bir sözleşme yönetimi çözümü olan “EASY Contract”. Elbette henüz yolun sonuna gelmedik. Tüm gereksinimleri kendi içimizde karşılamamız mümkün olmadığı için, piyasadaki en popüler dijital çözümleri bir API üstünden entegre ediyoruz.

Bu sayede, müşterilerimiz herhangi bir iş ortağıyla Google Drive ve Microsoft OneDrive üstünden sözleşmeleri paylaşabiliyorlar. EASY Contract kullanıcıları yasal geçerliği olan elektronik imza sürecini DocuSign uygulaması içinde doğrudan takip edebilirler.

Diğer üçüncü taraf uygulamalar da API üstünden EASY Contract ile bağlı olarak çalışabilir. Böylece kullanıcılar, alışık oldukları işlevleri ve çalışma ortamını terk etmeden çalışmaya devam edebilirler

4. Yasal Kesinlik Yerine Sahte Güvenlik

Sözleşme yönetiminin en ilginç yönlerinden biri yasal kesinlik konusudur. Dijital çözümleri eleştirenler, elektronik imzanın yasal kesinliğini sorgularken; geleneksel, kağıda bağlı sözleşme yönetiminin günümüzün uygunluk gereksinimlerini karşılamaktan ne kadar uzak olduğunun farkında olmazlar.

Bir sözleşmeyi, eski günlerdeki gibi, basan, tarayan ve tekrar çıktı alan biri şeffaf yasal kesinlik ve uygunluk konusunda pek çok iddiayı üstlenmiş olur. Diğer yanda, dijital çözümler tüm süreç boyunca her adımın tek tek kaydını tutar ve sözleşmenin versiyon geçmişinin kronolojik olarak kayıt altına alır.

EASY Contract gibi çözümler, aynı zamanda ticaret ve vergi yasalarının; verilerin korunması, şeffaflık, onaylama vb. şartlarını da karşılar.

Bu durum, dijital sözleşme çözümlerini denetime uygun arşivleme ve sözleşme belgelerinin şeffaf bir şekilde versiyonlanması için önemli bir bileşen haline getirir. Bu çözümler yasal kesinlik sağlar, en yüksek uyumluluk gereksinimlerini karşılar ve böylece her sektör ve büyüklükteki şirket için ticari riskleri azaltırlar.

Yazar: Thomas Meysel – EASY Newsroom

Bu yıl 11-12 Eylül tarihlerinde gerçekleştirdiğimiz EASY WORLD 2019 etkinliği, “Dijital Dönüşüm” temasına odaklanmıştı. Gerek EASY SOFTWARE olarak bizim hizmet ve çözümlerimizde, gerekse giderek daha hızla dijitalleşen iş dünyasında takip edilen trendler ve ortaya çıkan gelecek tasarımları etkinliğin ana konularıydı.

Almanya, Avusturya, İngiltere, Türkiye ve diğer ülkelerden gelen katılımcılar, iki gün boyunca farklı oturumlarda çeşitli sunumları ve etkinlikleri takip ettiler. EASY SOFTWARE tarafından geliştirilen yeni çözümler, farklı sektörlerden dijital dönüşüm projeleri ve atölye çalışmalarıyla geçen iki gün, uluslararası iletişimi güçlendirmek adına güzel bir fırsattı.

Bu yıl bizi ayrıca memnun eden bir diğer konu ise, Pegasus Havayolları, Kurumsal Çözümler Yöneticisi – Z. Filiz Koçhan’ın, EASY WORLD 2019’a bir sunumla katılması oldu. Katılımcılar tarafından ilgiyle takip edilen sunumda, Sayın Koçhan birlikte yürüttüğümüz projenin Pegasus’un dijitalleşme stratejisindeki yerini ve dijital dönüşüm yolunda attıkları ve atacakları adımları paylaştı.

EASY WORLD 2019 hakkında ayrıntılı bilgi almak ve tüm etkinliğin hikayesini görmek için tıklayın. 

Başarınız için EASY Destek gün boyu yanınızda

Her geçen gün artan dijitalleşmeyle birlikte, IT sistemleri en yüksek standartları karşılamak ve neredeyse tüm iş süreçlerinin temelini oluşturacak şekilde, sürekli işler halde olmak zorunda. EASY SOFTWARE bu ihtiyaçları, yeni bir destek konseptiyle karşılıyor.

Arkaplan

Birinci seviye desteğin kesintisiz olarak ulaşılabilir olması, IT çözümlerinin günlük iş akışında başarılı olabilmesi için en temel gereksinimdir. Ne yazık ki her hizmet sağlayıcı aynı derecede bütünsel bir yaklaşıma sahip olmaz ve şu özellikler çoğunlukla göz ardı edilir:

• Veri, uygulama ve servislere kesintisiz erişim
• Hafta sonu, bayram ve tatillerde ulaşma imkânı
• Anahtar terim “birinci derece destek” çoğu zaman en azından bir tane dünya dilinde (örneğin İngilizce) bile verilmemektedir

EASY bu sorunların varlığını tespit ettikten sonra, artık birinci seviye desteği haftanın her günü ve günün her saati müşterilerine sunuyor.

Tüm saat dilimlerinde – 7/24 Destek

Yerel saatler söz konusu olduğunda, birisi için güneş yeni doğarken diğeri için gün bitmektedir. Bu nedenle, birinci derece destek hangi yazılım ürünü için olursa olsun 24 saat devam etmelidir. İster bulut altyapısı ister karma bir IT sistemi ya da ulusal/uluslar arası bağlamda dijitalleştirme konfigürasyonu olsun, her büyüklükteki şirket ve kurum için, EASY SOFTWARE herhangi bir yazılım çözümünün profesyonel destek yapısı ile sorunsuz olarak kurulumunu destekliyor.

EASY SOFTWARE’in sunduğu destek hizmetiyle, şirketiniz kendine özel ihtiyaçlara, büyüme ve stratejik yönelim gereksinimlerine,  standart desteğe göre daha esnek geliştirmeler sayesinde yanıt bulabilir.

EASY Destek Hizmeti İngilizce

EASY SOFTWEARE Birinci Seviye Destek, iş süreçlerinizin her an çalışır olması için, sorunlarınıza anında çözüm üreterek en iyi destek hizmetini almanızı temin ediyor.

• EASY HR, EASY Fatura Yönetimi vb. standart EASY çözüm ve ürünleri için 7/24 destek alabilirsiniz.
• İngilizce konuşan destek ekibimiz, uluslar arası destek taleplerine anında yanıt verir.

Uluslar arası niteliklere sahip, uzman kadromuz ile destek taleplerine günün her saati işleme alıyoruz. Destek ekibimiz yaşanan sorunu analiz eder ve bilinen hata mesajları için çözümü hemen iletir. Böylece dünya genelinde, yerel saatten bağımsız olarak, kendi iş saatleriniz içinde EASY desteğe ulaşabilirsiniz.

Eğer sorunun çözümü ileri seviye analiz gerektiriyorsa, destek isteği (ticket) yapılmış olan analizle birlikte ikinci seviye desteğe aktarılır. Burada derinlemesine incelemeler yapılır ve gerekli çözüm geliştirilerek, her zamanki gibi çalışmaya devam etmeniz sağlanır.