GELEN GİDEN EVRAK YÖNETİMİ

Gelen Giden Evrak Yönetimi kurumlara basılı veya dijital olarak ulaşan bütün evraklar ile içeride üretilen belgelerin Dijital Arşiv üzerinde saklanmasını, birim, kurum ve kişilere dağıtımının yapılmasını, böylece bütün bilgi ve belgelerin takibi sağlayan Easy çözümüdür.

EASY Gelen Giden Evrak Yönetimi  uygulaması Başbakanlığın Kamu Kurumları için yayınladığı “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile ilgili diğer standart ve yönetmeliklere uygun olarak geliştirilmiştir.

Standart Dosya Planınıza veya Devlet Arşivlerinin Standart Dosya Planına tamamıyla uyumludur.

Özellikler ve Fonksiyonlar

Birimler, çalışanlar ve çalışma grupları için dinamik tanımlama,
Erp (Sap, Oracle, vb.) ve Active Directory entegrasyonu,
Web tabanlı arayüz,
Mobil desteği,
Tanımlı alanlarda ve tüm belge içeriklerinde tam metin araması (Full Text Search),
Tüm Evraklar için  Onay Süreci imkanı,
Uluslararası standartlarda güvenli arşivleme (KPMG Sertifikalı)
Evrak  bazında kişi veya birim yetkilendirme,
Mobil ve Elektronik imza entegrasyonu.

Basılı olarak gelen evraklar kolay tarama modülü (Easy Capture) ile taranıp indekslenerek toplu ve hızlı biçimde sisteme aktarılabilir.
Tarama esnasında Ocr teknolojisi ile belge üzerindeki bilgiler otomatik olarak doldurulabilir.
Taranan evraklar ilgili birimin ister yetkili müdürüne isterse evrak kayıt sorumlusunun önüne otomatik olarak düşmektedir.
Gelen kutunuza gelen evrakların bilgilerini ve ekli dosyalarını kolaylıkla görüntüleyebilirsiniz.
Biriminize gönderilen evraklar ister otomatik ister elle Gelen Evrak Kayıt Numarası alabilir.
Farklı formatlarda evrak numaraları tanımlayabilirsiniz.
Gelen evrakları birimizde çalışanlara iletebilir dilerseniz diğer birimlere Giden Evrak olarak gönderebilirsiniz.
Gizli, ivedi, günlü evraklarınız için özel işlemler tanımlayabilirsiniz.
Gelen evraklarınıza cevap vererek bütün belgelere tek bir referans numarası üzerinden ulaşabilirsiniz.
Yetki dahilinde farklı birimlere ait evrakları da yönetebilirsiniz.

İç birimler, dış kurumlar ve gerçek kişilere dağıtım yapabilirsiniz.
Dağıtım planları oluşturarak tek bir seçimle pek çok birim ve kuruma evrak gönderebilirsiniz.
Kayıt bilgilerine göre otomatik yazı şablonları oluşturabilir bunların üzerinde dilerseniz değişiklik yapabilirsiniz.
Ürettiğiniz evrakları paraf, imza, arz ve onay süreçlerine dahil edebilirsiniz. Seçtiğiniz kişilerin önüne hazırladığınız evrak otomatik olarak düşecektir.
Her bir gönderim yapacağınız kurum için otomatik evrak oluşturabilirsiniz.
Elektronik imzalı evrakları e-posta aracılığı ile de gönderebilirsiniz.

Referanslar

bank_of_china
bank_of_china
72845164