İNŞAAT DOKÜMAN ve YAZIŞMA YÖNETİMİ

Büyük inşaat projeleri sadece titiz bir planlama gerektirmekle kalmaz, aynı zamanda mutlak bir şeffaflıkla yönetilmeyi ve eksiksiz bir arşivleme yapmayı zorunlu kılar. Zira her bir sürecin içinde yer alan çok sayıda alt-üst yükleniciler ve farklı ekipler vardır.

İş veren ile yüklenici arasındaki yazışmaların tabi olduğu kurallar ve revizyon düzenlemeleri, denetim ve iletişim çerçevesi belirlendikten sonra ortaya çıkacak süreç inşaat projelerinin sağlıklı yürütülmesi için hayati öneme sahiptir. Olası gecikmeler veya ihtilaf halinde, tarafların geçmişe dönük olarak yaptıkları tüm yazışmalar sistematik bir arşiv yapısı içinde takip edilmelidir. Aksi halde sözleşmeden doğan ciddi yaptırımların uygulanması söz konusu olabilir. Bu tür riskler, inşaat projelerinin en kritik noktalarından birini oluşturur.

Ayrıca, çok sayıda sürecin her birinde kritik öneme sahip olan; proje planlama belgeleri, zaman çizelgeleri, jeolojik çalışmalar, talepler, izinler, teftiş ve kabul belgeleri, tedarikçi sözleşmeleri, taşeron anlaşmaları gibi pek çok belge söz konusudur. Bu belgelerin çeşitliliği ve sayısı, geleneksel kâğıda baskı ve manuel düzenleme yöntemleriyle iş yapmayı olanaksız hale getirir.

Bu zorluğa ek olarak, inşaat sektörünün kendine has isterleri olan yoğun zaman baskısı altında iş yapabilme, kusursuz planlama-uygulama ve gerektiğinde azami esneklik gibi unsurlar da iş akışının dijitalleşmesini gerektirir.

Hak edişlerin hesaplanmasından, iş teslimi ve kabul süreçlerinin sözleşmeye uygun şartlar altında yürütüldüğünü teminat altına almaya kadar pek çok kritik görev, ancak ve ancak etkin bir doküman yönetim sisteminin varlığıyla mümkündür.