Fatura Onay İş Akışı Otomasyonu
Fatura Onay İş Akışı çözümü, kontrol edilebilir maliyetiyle, büyüklüğü ne olursa olsun her işletme için ideal bir çözümdür. İş süreçlerini hızlandırması ve hata payını en aza indirmesi ve insan kaynağı yükünü hafifletmesiyle yatırımın geri dönüşü çok hızlı olur.
Faturaların indeksleme işlemleri yapılırken; seçim listeleri ve doğrulama işlemleri ile hatasız veri girişi gerçekleştirilir.
- Gelen faturaların merkezi olarak dijital formata dönüştürülmesi ve arşivlenmesi
- Eskalasyon desteği ile tüm fatura süreçlerinin zamanında ve verimli bir biçimde gerçekleşmesi
- Tek merkezden sözleşmelere güvenli ve hızlı ulaşım
- Azalan maliyetler
- Artan müşteri memnuniyeti
- Daha kısa işlem süresi
- Basit yetki konsepti
- Denetim güvenliği
- Mobil uygulama desteği
Size özel çözüm
Fatura Onay İş Akışı Yönetimi, iki komponent şeklinde sunuluyor:
EASY INVOICE – Seviye 1, “En Pratik” iş akışını içeriyor ve daha çok gelen faturalardan otomatik veri işlemi sağlıyor;
EASY INVOICE – Seviye 2, ilave olarak EASY xTRACT modülünü içeriyor ve OCR veya barkod bilgisini manüel olarak girme veya transfer etme ihtiyacını ortadan kaldırarak, otomatik fatura verisi seçmeyi mümkün kılıyor.
Ayrıca, EASY ERP Connector, Easy Onay Fatura İş Akışı Yönetimi’ni bir ERP sistemine basit ve düşük maliyetli bir şekilde entegre etme imkânı sunuyor.
Özellikler ve Fonksiyonlar
Capturing (Yakalama)
Fatura Onay İş Akışı Yönetimi’nin yararları, en iyi tipik bir süreç akışında canlandırılabilir:
Gelen faturalar EASY CAPTURE PLUS ile taranır. Veriler daha sonra EASY Fatura İş Akışı Yönetimi’ne transfer edilir (Komponent versiyonuna bağlı olarak ya EASY XTRACT, ya da EASY DOCUMENTS). Revizyon güvenliği sağlamak için, transfer sırasında direkt olarak erken arşivleme yapılır. Fatura kaydı, sonradan evrakın yanlış olduğu anlaşılsa bile bir seri numarası içermelidir.
Yorumlama
Easy Onay Fatura İş Akışı Yönetimi, Seviye 2 kullanırken EASY xTRACT aktif olacaktır. Önce, doküman verileri OCR ve barkod tanımlama ile okunur, daha sonra otomatik olarak çıkarılacaktır.
Önceden tanımlanmış kurallar, içerik bilgilerinin ortalama 90% oranında problemsiz olarak tanındığını göstermektedir. Kurallar, tipik fatura evrak bilgilerini dikkate almaktadır (gönderici, fatura numarası ve tarih, parça listesi, v.s.). dokuz başlık ve sekiz pozisyon alanı, kendiliğinden (default) okunmaktadır. Hemen tanımlanamayan veriler genellikle manüel doğrulama gerektirmektedir. Gelecekteki tanımlama kotası, sistemin algılama kapasitesine oranla artacaktır.
Verify (Doğrulama)
Fakat EASY xTRACT, ilave olarak otomatik doğrulama mekanizmaları sağlar. Çıkartılmış verilerle, depolanmış olan verilerin senkronizasyonunu mümkün kılar.
Sadece fatura verilerinde sapma olması ve veritabanı bilgilerinde daha önceden tanımlanmış değerleri aşması halinde, ilgili dokümanlar entegre Verify (doğrulama) istemcisine gönderilerek burada manuel olarak düzeltilmeleri sağlanır ve işlem devam eder.
Hatasız Fatura Girişi
Faturaların indeksleme işlemleri önceden tanımlanmış veri giriş maskeleri ile yapılırken; seçim listeleri ve doğrulama işlemleri ile hatasız veri girişi gerçekleştirilir.
EASY özellikle xTRACT modülü ile “Gelen Fatura” çözümlenmesinde son derece başarılıdır. OCR, ICR veya BARKOD ile taranmış faturaların otomatik olarak indekslenmesi, büyük zaman kazancı sağlar. EASY, önceden tanımlanan kurallar sayesinde fatura üzerindeki değerleri otomatik olarak okur ve veri tabanına aktarır. Ayrıca, sunucunuzun “print spool” dosyalarını COLD adlı modülü ile otomatik olarak arşivleyebilirsiniz. Bu sayede müşterilerinize kesmiş olduğunuz faturalarınıza erişip, tekrar yazıcı çıktılarını alabilirsiniz.
Referanslar
