Sözleşme Yönetimi işimizi yönetiyor. Sözleşmeler iş hayatının kaçınılmaz birer parçası. Müşterilerle, çalışanlarla, tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla sözleşmeye dayanmayan iş ilişkisi tesis etmek pek mümkün değildir. Ne var ki sözleşme yönetimini gerçek anlamda en üst düzeyde yapabilen firma sayısı çok az.

Harvard Business Review’da atıf yapılan araştırmalara göre, sözleşme yönetiminin yeterince etkin olmaması nedeniyle, firmalar 5-40% arası değer kaybı yaşıyorlar. Bu durumun çözümü olarak HBR yapay zeka kullanımını önerse de, sorunun çözümü olarak başka yollar mümkün olabilir mi?

Bu yazıda, firmaların sözleşmeleri işleme ve arşivleme konusunda her gün yaşadıkları tipik zorluklara değineceğiz. Ek olarak, en sık karşılaşılan sorunlara çözüm önerileri getireceğiz.

1. Standartlar Yerine Özelleştirilmiş İş Akışları

“Her yol Roma’ya çıkar!” Konu sözleşme yönetimi olduğunda, lütfen bu sözü unutun. Her sözleşme bir taslakla başlar ve sonunda imzalanan nihai versiyon arşivlenir. Roma’ya giden yolun aksine, başlangıçla bitiş arasındaki tüm adımlar açık olarak tanımlanmıştır.

Deneme yanılma yöntemini boş verin ve bunun yerine açıkça tanımlanmış prosedürlere güvenin. Bu süreç şöyle olacaktır:

Sözleşme Yönetiminde Dijitalleşme

Taslak: Farklı sözleşme tipleri için hazır şablonlara dayalı taslak sözleşme hazırlama

Değerlendirme: Taslak sözleşmenin, son teslim tarihi (deadline) yönetimiyle entegre olmuş iş akışları kullanılarak değerlendirilmesi.

Onay: Önceden tanımlanmış yetkilendirme konseptine göre denetlenmiş taslağın onaylanması.

Koordinasyon: Sözleşme yapılan taraflarla içerik koordinasyonunun yapılması. Ortak işleme yapmayı mümkün kılan işlevlerin gerçekleştirilmesi.

İmza: Sözleşmenin yasal olarak sonuca bağlanması için dijital ortamda imzalanması.

Arşivleme: Sonuçlanan sözleşmelerin güvenli şekilde saklanarak arşivlenmesi, izin ve uygunluk politikalarına bağlı kalma.

2. Dijital Entegrasyon Yerine Evrakların Bozulması

Sözleşmelerin işlenmesi çoğu zaman idari bir evrak işi olarak göz ardı edilir. Çoğu zaman durum tam da böyledir, özellikle “evrak” denince kağıdın akla geldiği düşünülürse.  Firmaların önemli bir kısmı dijital evraklarla çalışsa da, firmaların dörtte biri tek bir kağıt evrakı bile dijitalleştirmemiş durumda. (İstatistik Bitkom Digital Office Index kaynağından alınmıştır.)

Sözleşmelerin kağıda bağlı, manuel oluşturulması sırasında, standart içerikler çoğu zaman unutulur ya da yanlış kullanılır.

İç yazışmalar ya da e-postalarla iletişim kurmak hem güvensiz hem de yetersizdir. Ek olarak, sözleşmeler çoğu zaman bu iletişimdeki boşluklara nedeniyle son teslim tarihlerine yetişmez.

Kağıt evrakı arşivlemek, sözleşmeleri bulmayı çok zaman alan bir göreve dönüştürür. Ayrıca, sözleşmelerin kağıt evrak olarak işlenmesi, tespiti ve takibi zor olan hatalara açık hale getirir.

Evrakların bozulması ve buna bağlı olan riskler, sözleşme yönetimini dijitalleştirerek kolayca ortadan kaldırılabilir. Bu da bizi bir sonraki adıma getiriyor.

3. Tam Entegre Çözümler Yerine İzole Çözümler

Prensip olarak, sözleşme yönetimi için dijital çözümler bulmak iyi bir seçenektir. Ne var ki, kapsayıcı bir stratejinin yokluğundan ötürü çalışanlar kendi sistemlerini yaratmaya başlarsa, istenen süreç iyileştirmesinin gerçekleşmesi pek mümkün olmaz.

Tek bir departman ya da ekibin bu yönde hayata geçirdiği girişimler, IT konseptinizin zayıflığına ilişkin güvenilir bir göstergedir. Tek bir kaynaktan, olabildiğince çok sayıda gereksinimi karşılayabilen çözümleri ve pazar liderlerinin standartları tanımlanmış çözümlerini tercih edin. Sözleşme yönetimi sizi rakiplerinizden farklılaştırmayacaktır, o nedenle deneme yanılmayı kenara bırakıp başarısı kanıtlanmış çözümlere yönelin.

SOFTAY olarak müşterilerimizi dikkatlice dinliyor ve ihtiyaçlarını analiz ediyoruz. Ortaya çıkan sonuç; yirmi yıllık deneyim ve geliştirme çalışmasına dayanan, uçtan uca bir sözleşme yönetimi çözümü olan “SOFTAY Contract”. Elbette henüz yolun sonuna gelmedik. Tüm gereksinimleri kendi içimizde karşılamamız mümkün olmadığı için, piyasadaki en popüler dijital çözümleri bir API üstünden entegre ediyoruz.

Bu sayede, müşterilerimiz herhangi bir iş ortağıyla Google Drive ve Microsoft OneDrive üstünden sözleşmeleri paylaşabiliyorlar. SOFTAY Contract kullanıcıları yasal geçerliği olan elektronik imza sürecini DocuSign uygulaması içinde doğrudan takip edebilirler.

Diğer üçüncü taraf uygulamalar da API üstünden SOFTAY Contract ile bağlı olarak çalışabilir. Böylece kullanıcılar, alışık oldukları işlevleri ve çalışma ortamını terk etmeden çalışmaya devam edebilirler

4. Yasal Kesinlik Yerine Sahte Güvenlik

Sözleşme yönetiminin en ilginç yönlerinden biri yasal kesinlik konusudur. Dijital çözümleri eleştirenler, elektronik imzanın yasal kesinliğini sorgularken; geleneksel, kağıda bağlı sözleşme yönetiminin günümüzün uygunluk gereksinimlerini karşılamaktan ne kadar uzak olduğunun farkında olmazlar.

Bir sözleşmeyi, eski günlerdeki gibi, basan, tarayan ve tekrar çıktı alan biri şeffaf yasal kesinlik ve uygunluk konusunda pek çok iddiayı üstlenmiş olur. Diğer yanda, dijital çözümler tüm süreç boyunca her adımın tek tek kaydını tutar ve sözleşmenin versiyon geçmişinin kronolojik olarak kayıt altına alır.

SOFTAY Contract gibi çözümler, aynı zamanda ticaret ve vergi yasalarının; verilerin korunması, şeffaflık, onaylama vb. şartlarını da karşılar.

Bu durum, dijital sözleşme çözümlerini denetime uygun arşivleme ve sözleşme belgelerinin şeffaf bir şekilde versiyonlanması için önemli bir bileşen haline getirir. Bu çözümler yasal kesinlik sağlar, en yüksek uyumluluk gereksinimlerini karşılar ve böylece her sektör ve büyüklükteki şirket için ticari riskleri azaltırlar.