Kâğıt faturalar iş hayatının günlük operasyonları içinde hâlâ büyük bir yer kaplıyor. Muhasebe/finans çalışanları, ödemelerin düzenli takip ve yönetimi için farklı kaynaklardan çeşitli formatlarda gelen faturaları toplamak, işlemek ve onay için ilgili yetkililere göndermek durumundadır. Bunlar, manuel olarak yapıldığında hem çok uzun zaman alan hem de hata veya gecikmeler nedeniyle sık sık iş süreçlerini aksatan işlemlerdir. Özellikle ithalat ve e-arşiv faturaları ciddi bir mesai harcanmasına neden olur. Fatura otomasyonu ile, pek çok işletmenin yaşadığı bu soruna etkili bir çözüm bulmak mümkün.

Fatura otomasyon çözümü demo talebi için bizimle iletişime geçin. 

Fatura Otomasyonu için OCR Nasıl Kullanılır?

Fatura otomasyonuna geçişin ilk adımı, basılı veya el yazısıyla doldurulmuş faturaları dijitalleştirmektir. Bu adımda fatura taranır veya fotoğrafı/PDF formatı oluşturulur. Dijital ortamda işlenmeye hazır hale gelen fatura OCR tarafından okunur ve tüm veriler çözümlenir. Ne var ki faturada yer alan el yazısı, özel biçimler, logo, kaşe vb. unsurlar sadece OCR çözümlemesiyle tam olarak çözümlenemez. Bunlara ek olarak; yıpranmış veya formatı düzgün olmayan, grafik kalitesi düşük dokümanlar da OCR ile güvenilir şekilde çözümlenemez ve sıklıkla insan müdahalesi/doğrulaması gerekir. Bu gibi durumlar için ICR (intelligent character recognition/akıllı karakter tanıma) devreye girmelidir.

Bu aşama özellikle sisteme dahil olan yeni faturaların otomasyonu için kritik önemdedir. Zira klasik OCR çözümleri sadece önceden oluşturulmuş fatura şablonlarını çözümleyebilmektedir. Çözümleme işleminden önce tanımlanmış belli kurallara göre çalışan, kural-tabanlı OCR çözümleri yeni bir şablonu çözümleyemez. Bu nedenle her yeni tedarikçi faturası için veya mevcut bir tedarikçinin faturasına eklenen yeni bir alan, farklı bir tablo vb. içeriğin çözümlenebilmesi için süreç sahibinin yeni kurallar tanımlaması gerekir. Böyle bir durumda tam anlamıyla bir fatura otomasyonundan söz etmek mümkün değildir.

Makine Öğrenmesi ve Yapay Zekâ ile Tam Otomasyon

Yukarıda bahsettiğimiz sorunu ortadan kaldırmak için, çözüm ortağımız derin makine öğrenmesi yöntemini kullanır. Tam bir fatura otomasyonu sağlayan bu yöntemin temelinde, farklı fatura şablonlarını ve içeriklerini yorumlayabilen ve kendi kendine öğrenen güçlü bir yapay zekâ vardır. Makine öğrenmesi algoritmaları sayesinde, sistem her tür faturayı yorumlayabilmektedir. Veri alanları, satır öğeleri, tablolar vb. fatura içerikleri ilk kez karşısına çıksa bile, yapay zeka kıyaslamalı ve karşılaştırmalı teknikler kullanılarak bu verileri yüksek isabet oranıyla çözümleyebilmektedir.

Veriler çözümlendikten ve sürecin gereklerine göre sınıflandırıldıktan sonra, faturalar ilgili iş akışına sorunsuz şekilde aktarılmaya hazırdır. Yapay zekâ, verilerin XML veya JSON formatında çıktısını oluşturarak API veya sunucu üstünde işlenebilir hale getirir. Böylelikle, istenen ERP yazılımına kolayca entegre edilebilir. SAP fatura otomasyonu bu konuda iyi örneklerden biridir. Çözümümüzdeki  SAP konektörü, çözümlenmiş fatura verilerini doğrudan ve otomatik olarak SAP sistemine aktarır.

Dil Desteği ve Bulut Erişimi

Sunduğumuz fatura otomasyonu çözümü basılı faturalar için 119 dili desteklerken, el yazısı verilerin çözümlemesini de Latin alfabesi kullanan pek çok dil için gerçekleştirebilmektedir. Bulut tabanlı platform son derece esnek ve hızlı bir kullanıcı deneyimi sunmaktadır. Üstelik “kullandığın kadar öde” sistemiyle, her büyüklükteki işletmeye kontrol edilebilir maliyet avantajı da sunmaktadır.

Ürünle ilgili detaylı bilgi için lütfen tıklayın.